As atribuições do Secretário Geral do CFM, de acordo com o seu regimento interno são:

Art. 15. Ao secretário-geral do CFM compete:

I – substituir os vice-presidentes;

II – secretariar as sessões do CFM;

III – distribuir aos conselheiros, aos departamentos e setores as tarefas inerentes ao funcionamento do CFM;

IV – dirigir os serviços da Secretaria e ter o arquivo sob sua responsabilidade;

V – preparar o expediente do CFM;

VI – apresentar, anualmente, relatório de gestão;

VII – gerir o CFM propondo à Presidência a criação de cargos, nomeações e exonerações de funcionários, bem como concessão de férias e licenças aos mesmos, e todas as demais atribuições referentes a Recursos Humanos;

VIII – dar execução às decisões do CFM;

IX – acompanhar as compras, contratos e licitações do CFM;

X – assinar as resoluções com o presidente;

XI – acompanhar todos os procedimentos relativos a compras e licitações;

XII – acompanhar a execução dos projetos administrativos do CFM;

XIII – autorizar, em conjunto com o tesoureiro, as compras do CFM.

Finalidade: coordenar os serviços de apoio administrativo do CFM.

Compete à Coordenação Administrativa – COADM:

• Supervisionar a produção dos serviços de apoio técnico e administrativo do CFM;
• Formular e propor políticas, diretrizes, normas e procedimentos que orientem e disciplinem as gestões de pessoas e de recursos materiais e patrimoniais do CFM;
• Supervisionar o desenvolvimento e a manutenção do Plano de Cargo, Carreira e Remuneração – PCCR e normativos de pessoal decorrentes;
• Verificar o cumprimento das diretrizes estabelecidas para a sua área de atuação;
• Supervisionar e apoiar as atividades da equipe de trabalho de licitação;
• Supervisionar a execução de plano permanente de capacitação, treinamento e desenvolvimento profissional dos servidores nas áreas técnica, gerencial e intelectual do CFM;
• Elaborar e promover a publicação de extratos de contratos, convênios e similares, distrato e termos aditivos;
• Participar interativamente no processo de planejamento das ações necessárias ao cumprimento dos objetivos institucionais, relativamente à gestão administrativa do CFM;
• Supervisionar os contratos e convênios firmados pelo CFM referentes à sua área de atuação;
• Elaborar o plano anual de trabalho e propor o orçamento de investimentos consoante às diretrizes e políticas estabelecidas;
• Zelar pela aplicação dos princípios éticos e constitucionais, e pelos objetivos institucionais nos atos praticados no âmbito do CFM.

SETOR DE GESTÃO DE PESSOAS – SEGEP

• • Proceder ao cumprimento da legislação trabalhistas, dos acordos coletivos de trabalhos e dos normativos de pessoal do CFM;
  • Administrar o Plano de Cargo, Carreira e Remuneração – PCCR;
  • Operacionalizar o ingresso e saída de servidores e estagiários do CFM;
  • Organizar e executar folha de pagamentos de pessoal e encargos sociais;
  • Administrar programas de benefícios, de treinamento e desenvolvimento de pessoal;
  • Administrar o processo de progressão funcional;
  • Acompanhar e atualizar a legislação trabalhista, previdenciária e tributária e apoiar tecnicamente negociações trabalhistas;
  • Realizar procedimentos administrativos inerentes à admissão de pessoal; administração de estagiários; folha de pagamento de pessoal e encargos sociais; horário e jornada de trabalho e período de descanso; férias; seguridade e previdência social; benefícios; e encerramento de contrato de trabalho.
  • Realizar procedimentos administrativos inerentes ao recrutamento e seleção de pessoal; treinamento e desenvolvimento de pessoal; saúde e segurança no trabalho; avaliação de desempenho; e controle do quadro de pessoal.

SETOR DE COMPRAS / CONTRATOS / LICITAÇÃO – SECOL

• • Providenciar a aquisição de material e a contratação de serviços necessários ao CFM;
  • Apoiar os trabalhos da Comissão de Licitação em relação a material e serviços administrativos;
  • Conduzir os processos licitatórios, visando à obtenção e propostas vantajosas para o CFM mediante autorização superior;
  • Executar toda e qualquer modalidade de licitação para a aquisição de produtos, bens e serviços;
  • Receber e manter de forma organizada os processos de licitação;
  • Providenciar editais (incluindo os termos solicitados pelas unidades organizacionais) e extratos das publicações relativas às licitações;
  • Publicar e divulgar os avisos e editais das licitações;
  • Concluir a fase externa das licitações com o julgamento / divulgação da licitante vencedora, subsidiando a autoridade superior na assinatura dos termos de homologação e adjudicação;
  • Responder a pedidos de esclarecimentos, impugnações e recursos nas licitações;
  • Manter relatório demonstrativo atualizado, atividade por atividade, das licitações em andamento e das realizadas;
  • Abrir o respectivo processo de contratação, elaborar os contratos de acordo com a respectiva minuta e procedimentos da licitação, colher assinaturas, publicar extrato e enviar o processo de execução ao gestor de contrato;
  • Registrar os contratos firmados pelo CFM relativos a compras ou prestação de serviços, orientando os gestores / fiscais quanto ao período de vigência e subsidiando-os quanto à sua execução, quando necessário;
  • Acompanhar, junto ao respectivo gestor, a execução do contrato, subsidiando-o quando necessário;
  • Assessorar e interagir com as unidades organizacionais do CFM desde a preparação dos documentos iniciais tais como: projeto, justificativa, orçamento estimado, entre outros;
  • Providenciar a aquisição de produtos e bens e serviços, mediante autorização superior;
  • Efetuar pesquisa de preço de produtos e bens e serviços no mercado para subsidiar orçamentos e estimativos de quaisquer unidades organizacionais do CFM;
  • Organizar e manter atualizado o cadastro de fornecedores de produtos, bens e serviços;
  • Providenciar a publicidade das aquisições de produtos e bens e serviços;
  • Processar a aquisição de materiais, prestação de serviços e a execução de obras, ou examinar pedidos, na forma da legislação pertinente;
  • Providenciar periodicamente a divulgação das aquisições de materiais e serviços;
  • Alocar, armazenar, controlar o estoque e a distribuição de material.

SETOR DE GESTÃO DOCUMENTAL – SEGED

• • Receber, registrar, classificar, distribuir, expedir e controlar as correspondências;
  • Coordenar, operar e manter os sistemas de documentação de forma confiável e precisa;
  • Manter atualizadas as informações sobre recebimento, registro, classificação, tramitação e expedição de documentos do CFM;
  • Organizar e controlar os arquivos temporários e permanentes;
  • Receber e expedir malote de correspondências mantido entre o CFM e os CRMs;
  • Providenciar a remessa de documentos, preparando e executando franquia e expedição de malotes e correspondências;
  • Executar as atividades pertinentes ao protocolo geral, ao processamento técnico e ao arquivo central;
  • Aplicar o Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das unidades organizacionais do CFM de acordo com a legislação vigente, especialmente com as normas do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ;
  • Coordenar os processos de obtenção, tratamento e disseminação de documentos técnicos;
  • Difundir o acervo documental do CFM;
  • Sugerir a aquisição de documentos técnicos;
  • Gerir a política de documentação do CFM, garantindo a recuperação da informação, o acesso ao documento e a preservação de sua memória;
  • Normalizar os procedimentos de recebimento, registro, produção, expedição, tramitação, arquivamento, avaliação, consulta, empréstimo, digitalização e certificação digital de documentos do arquivo permanente, bem como os de aquisição, intercâmbio, tratamento, alimentação de base de dados, empréstimo e avaliação de documentos bibliográficos;
  • Manter intercâmbio com instituições fornecedoras e unidades de documentação públicas e privadas, quando for o caso.

SETOR DE PATRIMÔNIO E ALMOXARIFADO – SEPAL

• • Classificar, registrar, cadastrar, escriturar, tombar e controlar os bens patrimoniais;
  • Colocar identificação patrimonial nos bens do CFM;
  • Promover a avaliação de equipamentos inservíveis para alienação;
  • Proceder ao registro das baixas do ativo imobilizado;
  • Propor troca, cessão ou alienação de material considerado em desuso ou inservível, bem como proceder à respectiva baixa de responsabilidade;
  • Propor a reavaliação dos bens patrimoniais do CFM;
  • Verificar em qualquer ocasião e sem aviso prévio a localização, a conservação e a responsabilidade pela guarda dos bens, bem como a identificação marcada em cada um deles e os dados registrados;
  • Elaborar e manter atualizado o inventário dos bens patrimoniais do CFM;
  • Proceder à conferência dos bens patrimoniais do CFM sempre que houver mudança de responsável;
  • Movimentar e controlar os bens móveis;
  • Promover a recuperação dos bens móveis e redistribuí-los;
  • Propor alienação dos bens móveis considerados prescindíveis ou de recuperação antieconômica;
  • Identificar e controlar os bens imóveis, bem como promover o pagamento de tributos e encargos, quando cabíveis;
  • Receber, conferir, classificar, armazenar e distribuir os produtos e bens, controlando os estoques e procedendo à competente escrituração;
  • Identificar, registrar e controlar a especificação de produtos e bens utilizados no CFM;
  • Levantar informações dos usuários sobre a qualidade dos produtos e bens adquiridos;
  • Informar tempestivamente a necessidade de reposição de produtos e bens providenciando a especificação completa para a compra;
  • Promover o levantamento do material necessário ao CFM;
  • Atender a requisição de material e solicitar reforço de suprimentos;
  • Exercer o controle físico-contábil dos estoques e realizar o inventário de material.

SETOR DE MANUTENÇÃO E LOGÍSTICA

• • Controlar o fluxo de entrada e saída de pessoas e materiais do CFM;
  • Prover e controlar a execução dos serviços de manutenção de bens imóveis, móveis e equipamentos; telefonia; reprografia; recepção; limpeza; transporte; e vigilância.
  • Executar ou fiscalizar a manutenção e a conservação dos equipamentos e máquinas;
  • Executar mudanças e remanejamento de equipamentos/sistemas elétricos, eletrônicos e mecânicos, telefones e divisórias, mediante solicitação prévia dos usuários sob autorização superior;
  • Controlar e manter em funcionamento a central telefônica propondo alterações relativas à expansão, redução, substituição ou ao remanejamento de linhas e aparelhos;
  • Gerir e controlar os contratos dos serviços de telefonia móvel e fixa, limpeza, combustível, lubrificante, vigilância, portaria dentre outros.
  • Controlar a agenda de utilização de áreas do CFM (Auditório, entre outros), bem como os serviços de som, filmagem e gravação das reuniões;
  • Supervisionar e orientar todos os serviços de limpeza do edifício, conservação, manutenção dos sistemas prediais, troca de divisórias e adaptações, devendo observar que tais serviços sejam realizados de forma a não atrapalhar o andamento e desempenho das atividades dos servidores do CFM;
  • Manter atualizada catalogação dos equipamentos que estão sendo mantidos e instalados, incluindo catálogos, desenhos de fabricação e instruções de montagem, manuais de manutenção e de operação, e termos de garantia fornecida pelos fabricantes e fornecedores, de modo que as características de construção sejam acessíveis ao responsável pela manutenção;
  • Organizar e controlar a utilização, manutenção e documentação dos veículos;
  • Representar o CFM junto aos órgãos de trânsito, para tratar de assuntos específicos da frota de veículos;
  • Administrar veículos de propriedade do CFM.